Trazo y Grupo Gestyde: gestión de obras, clientes y facturación en un único software
En el sector de la construcción, cada proyecto implica coordinar clientes, obras, documentación, facturas, gastos, permisos, proveedores, visitas y equipos de trabajo.
Por eso, disponer de una herramienta que centralice toda la información no es solo una cuestión de orden. Es una forma de trabajar con más control, reducir tareas manuales y mejorar la capacidad de respuesta ante clientes y equipos internos.
Trazo, empresa especializada en obra nueva, reformas de alta calidad, rehabilitación y proyectos comerciales en Madrid, necesitaba una solución que le ayudara a flexibilizar su trabajo diario y gestionar sus procesos de forma más eficiente.
En Grupo Gestyde ya contábamos con software para empresas de construcción, diseñado para cubrir las necesidades habituales del sector. Pero cada empresa trabaja de una manera distinta. Por eso, el proyecto no consistió en implantar una herramienta cerrada, sino en personalizarla al 100% para adaptarla a la operativa real de Trazo.
El resultado fue un CRM online para construcción, alojado en la nube, preparado para centralizar clientes, obras, facturación, documentos, aprobaciones internas y comunicaciones automáticas desde una única plataforma.
Trazo: obra nueva, reformas y proyectos de alta calidad en Madrid
Desde sus inicios en 2014, Trazo se ha consolidado como una empresa especializada en obra nueva, rehabilitación, reformas y proyectos comerciales y retail.
Su forma de trabajar se apoya en el compromiso, la transparencia y la atención al cliente. Esta filosofía les ha permitido construir una marca reconocible y mantener una cultura de mejora continua en todos sus servicios.
En un sector donde cada obra requiere planificación, seguimiento, documentación y control económico, Trazo necesitaba una herramienta capaz de acompañar su crecimiento y adaptarse a las nuevas necesidades de sus empleados.
No se trataba solo de tener una base de datos de clientes. La empresa necesitaba un software de gestión de obras que le permitiera trabajar con más agilidad y tener toda la información importante disponible en cualquier momento.
El reto: adaptar el software a la forma de trabajar de Trazo
El principal reto era centralizar en una única herramienta toda la gestión diaria de la empresa.
Trazo necesitaba controlar clientes, obras, documentos, planos, licencias, fotografías, facturas emitidas, facturas recibidas, gastos, aprobaciones internas y comunicaciones con clientes.
Además, cada obra podía tener información muy distinta: fechas de ejecución, localización, dimensiones del terreno, visitas, documentación técnica, permisos o archivos asociados.
Por eso, desde Grupo Gestyde partimos de nuestro software para empresas de construcción y lo adaptamos a los procesos reales de Trazo.
La solución debía permitir gestionar clientes con toda su información asociada, controlar obras en curso y finalizadas, almacenar documentos en la nube, generar facturas en PDF, consultar el estado financiero de la empresa, aprobar gastos mediante workflow, enviar correos automáticos y acceder desde cualquier dispositivo.
La solución: un CRM para construcción personalizado
En Grupo Gestyde no trabajamos con herramientas cerradas que obligan a las empresas a cambiar su forma de organizarse.
Partimos de soluciones sólidas, ya desarrolladas y validadas en distintos sectores, y las personalizamos según la operativa de cada empresa.
En el caso de Trazo, nuestro equipo analizó cómo trabajaban sus empleados, qué información necesitaban consultar, qué tareas podían automatizarse y qué procesos internos debían quedar conectados dentro del software.
A partir de ese análisis, personalizamos un CRM online para empresas de construcción adaptado a su actividad diaria.
El objetivo era claro: que la herramienta ayudara al equipo a trabajar mejor, sin añadir complejidad ni imponer procesos ajenos a su forma de trabajar.
Gestión de clientes centralizada
Uno de los módulos principales del software es la gestión de clientes.
La herramienta permite almacenar una gran cantidad de información de cada cliente: teléfonos de contacto, direcciones, personas de referencia, datos comerciales, citas realizadas, llamadas efectuadas y obras contratadas.
Cada cliente cuenta con una ficha completa donde los empleados pueden consultar toda la información relevante en cualquier momento.
Además, el CRM permite registrar llamadas y citas asociadas a cada cliente. Esto facilita el seguimiento comercial y evita que la información quede dispersa en agendas, correos o notas individuales.
Para una empresa de construcción, donde muchas decisiones se toman tras reuniones, visitas y conversaciones con el cliente, esta trazabilidad resulta especialmente importante.
El sistema permite almacenar información de forma ilimitada, sin un número máximo de registros, lo que facilita que la herramienta pueda crecer junto a la empresa.
Gestión de obras y documentación asociada
La gestión de obras era el módulo más importante del proyecto.
Para Trazo, cada obra representa el centro de su actividad. Por eso, el software debía permitir registrar tanto obras en curso como obras ya realizadas, manteniendo toda la información organizada y accesible.
Cada obra cuenta con una ficha propia donde se pueden guardar datos como fecha de ejecución, fecha de primera visita, localización, dimensiones del terreno, estado del proyecto, documentación asociada y cualquier otra información necesaria para su seguimiento.
Gracias a la personalización del software, se pudieron configurar los campos que Trazo necesitaba para reflejar correctamente su operativa.
Además, el CRM permite adjuntar archivos a cada obra. Por ejemplo, planos del arquitecto, licencias de obra, fotografías del terreno, documentos técnicos, presupuestos o cualquier archivo relevante para el proyecto.
De esta forma, todos los empleados autorizados pueden acceder a la documentación de cada obra desde la misma plataforma, evitando pérdidas de información y reduciendo la dependencia de carpetas locales o correos electrónicos.
Facturación integrada en el CRM
Otro aspecto clave del software personalizado para Trazo fue la facturación.
El CRM permite crear facturas asociadas a clientes y obras, facilitando un control más preciso de la actividad económica de la empresa.
Cada factura puede tener un estado concreto, lo que permite identificar rápidamente si está pendiente de enviar, pendiente de pago o pagada.
Esta visión ayuda al equipo a conocer la situación de cada factura y a mantener un control financiero más ordenado.
Además, el sistema genera automáticamente las facturas en formato PDF con diseño corporativo y con la información introducida por el usuario.
Estas facturas pueden enviarse al cliente y quedan almacenadas dentro del propio CRM, asociadas a la ficha correspondiente. Así, los documentos no se extravían y pueden consultarse siempre que sea necesario.
El software también permite dar de alta facturas recibidas, lo que facilita llevar una contabilidad más activa y consultar el estado financiero de la empresa en tiempo real.
Workflow para aprobación de gastos y facturas
Una de las funcionalidades más útiles del CRM personalizado para Trazo es el sistema de workflow.
En una empresa de construcción, no todas las decisiones administrativas o económicas deben aprobarse de la misma forma. Algunos gastos o facturas recibidas necesitan revisión por parte de usuarios con mayor responsabilidad dentro de la organización.
Por eso, el software incorpora un flujo de aprobación basado en roles.
Los usuarios con permisos superiores pueden revisar y aprobar gastos o facturas recibidas antes de que continúen su proceso interno.
Este sistema permite ordenar mejor las aprobaciones, reducir errores y agilizar tareas que antes podían depender de comunicaciones manuales.
El workflow ayuda a que cada acción avance cuando corresponde y con la validación adecuada.
Envío automático de correos electrónicos
El CRM también permite automatizar el envío de correos electrónicos.
Esta funcionalidad reduce tareas repetitivas y ayuda al equipo a ahorrar tiempo en gestiones habituales.
Por ejemplo, el sistema puede enviar facturas al cliente o remitir determinados documentos vinculados a una obra, como permisos o archivos necesarios para avanzar en el proyecto.
La automatización de correos permite mantener una comunicación más ágil y ordenada, evitando que los empleados tengan que repetir manualmente procesos administrativos que pueden resolverse desde la propia herramienta.
Almacenamiento en la nube y acceso desde cualquier dispositivo
El software personalizado para Trazo está alojado en la nube.
Esto permite que los empleados puedan acceder a la información desde cualquier dispositivo con conexión a internet: ordenador, tablet o móvil.
Para una empresa de construcción, esta accesibilidad es especialmente útil. Un empleado puede consultar datos de una obra desde la oficina, revisar documentación antes de una visita o acceder a información importante desde fuera del despacho.
Además, el diseño responsive permite que el contenido se adapte correctamente a cada pantalla, facilitando el uso del CRM desde distintos dispositivos.
El almacenamiento en la nube también mejora la capacidad de organización, ya que todos los documentos, facturas, planos y archivos quedan centralizados dentro de la plataforma.
Resultados: más control en clientes, obras y facturación
Gracias a la personalización del software de Grupo Gestyde, Trazo cuenta con una herramienta adaptada a su forma real de trabajar.
El equipo puede centralizar clientes, obras, documentos, facturación, gastos, aprobaciones y comunicaciones en una única plataforma.
Esto permite mejorar el seguimiento de cada proyecto, consultar información de forma más rápida, reducir tareas repetitivas y trabajar con mayor control sobre la actividad diaria.
El CRM no solo organiza los datos. También ayuda a automatizar procesos, mejorar la trazabilidad y facilitar la toma de decisiones en tiempo real.
Para Trazo, disponer de un software de gestión de obras personalizado supone una herramienta clave para seguir creciendo con procesos más sólidos y eficientes.
Por qué Grupo Gestyde personaliza su software para construcción
En Grupo Gestyde ya contamos con soluciones específicas para empresas de construcción, reformas y gestión de obras, pero sabemos que ninguna empresa trabaja exactamente igual que otra.
Cada compañía tiene su propia forma de organizar clientes, presupuestos, obras, documentos, facturas, permisos, gastos y aprobaciones internas.
Por eso, nuestro enfoque no consiste en entregar un software cerrado, sino en adaptar cada módulo, campo, flujo de trabajo y automatización a la realidad del cliente.
En el sector de la construcción, esta personalización es especialmente importante. Una herramienta útil debe entender cómo se gestiona una obra desde dentro, cómo se organiza la documentación y cómo se conectan las áreas comercial, administrativa y operativa.
La tecnología debe adaptarse a la empresa, no obligar a la empresa a cambiar su forma de trabajar.
Conclusión: un software de construcción flexible, personalizado y preparado para crecer
Trazo necesitaba una herramienta que le permitiera gestionar mejor su actividad diaria y centralizar información clave de clientes, obras, facturación y documentos.
Grupo Gestyde partió de su software para empresas de construcción y lo personalizó al 100% para adaptarlo a su operativa, incorporando gestión de clientes, gestión de obras, almacenamiento documental, facturación en PDF, control de facturas recibidas, workflow de aprobación y envío automático de correos.
Este caso de éxito demuestra que un CRM para construcción aporta más valor cuando combina conocimiento sectorial, tecnología sólida y personalización real.
Porque cada empresa de construcción tiene su forma de trabajar, y el software debe estar preparado para adaptarse a ella.
Preguntas frecuentes
¿Grupo Gestyde tiene software para empresas de construcción?
Sí. Grupo Gestyde cuenta con software para empresas de construcción, reformas y gestión de obras, que puede personalizarse según la operativa de cada empresa.
¿Qué funcionalidades puede incluir un CRM para construcción?
Puede incluir gestión de clientes, gestión de obras, almacenamiento de documentos, facturación, facturas recibidas, workflow de aprobación, envío automático de correos, control de gastos y acceso en la nube.
¿El CRM permite gestionar documentos de obra?
Sí. El CRM permite adjuntar planos, licencias, fotografías, permisos, presupuestos y otros documentos a cada obra, manteniendo toda la información centralizada y accesible.
¿El software permite gestionar facturas?
Sí. El sistema permite generar facturas en PDF, asociarlas a clientes y obras, controlar su estado y registrar facturas recibidas para conocer mejor la situación financiera de la empresa.
¿Se puede acceder al software desde móvil o tablet?
Sí. Al estar alojado en la nube y contar con diseño responsive, el software puede utilizarse desde ordenador, móvil o tablet con conexión a internet.
¿El CRM inmobiliario permite trabajar desde fuera de la oficina?
Sí. Al estar alojado en la nube, permite acceder desde ordenador, móvil o tablet, lo que facilita la gestión de visitas, el trabajo comercial y el teletrabajo.
¿Quieres un software de construcción adaptado a tu empresa?
En Grupo Gestyde personalizamos nuestro software para que encaje con los procesos reales de tu empresa de construcción.
En Grupo Gestyde sabemos que cada empresa de construcción tiene su propia forma de organizar obras, clientes, facturas, documentos y aprobaciones internas. Por eso, personalizamos nuestro software para que se adapte a tus procesos reales y te ayude a trabajar con más control, menos tareas manuales y una visión más clara de cada proyecto.
Si quieres mejorar la gestión diaria de tu empresa de construcción, cuéntanos cómo trabajas y te ayudamos a crear una solución adaptada a tu equipo.
